【顧問弁護士】
 弁護士 松田 義之
【税理士事務所】
 税理士法人熊代事務所

個人情報の取扱い及び公表事項について


【法令等の遵守】
弊社は、個人情報の取扱いに関して、法令およびその他の規範を遵守いたします。
また、個人情報保護のために必要な社内規程を定め周知および維持改善いたします。

【安全管理措置】

弊社は、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護
方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護
マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、
以下により安全管理措置を講じております。

(1)基本方針の策定
 個人情報保護方針を策定しています。
 関係法令・ガイドライン等を遵守しています。
 ・相談窓口を公開しています。
(2)個人データの取扱いに係る規律の整備
 ・個人情報保護のための規程等を策定し、従業者に周知しています。
(3)組織的安全管理
 ・代表者の下に個人情報保護管理者を設置し、個人情報保護監査責任者や教育責
  任者などを設置して、個人情報の安全管理対策を実施しています。

(4)人的安全管理
 ・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的に教育を実施し
  ています。

(5)物理的安全管理
 ・事務所の出入り口前に呼出し用電話を設置し、事務所への出入りを制限しておりま
  す。

 ・事務所内にある書庫は、施錠して管理しています。
(6)技術的安全管理措置
 ・セキュリティ対策が施されたホスティングサービスを利用しています。
 ・機器及びファイル等にはID・パスワードを使用し、アクセス制限しています。
(7)外的環境の把握
 ・国内の事業者を利用し、個人情報は、外国へは提供していません。


【個人情報保護管理責任者】
弊社代表取締役は、次の者を個人情報の保護管理責任者として任命し、個人情報管理
を統括させ、個人情報を適切かつ安全に管理・保護する措置を講じています。

   株式会社日本システムサービス
       情報処理事業部
               岡本 道雄
   〒101-0025 東京都千代田区神田佐久間町3−22
                         小林ビル 3階

【保有する個人情報とその取得方法および利用目的】
弊社は、一般に公開された情報を除き、以下の取得手段と利用目的で個人情報を取
得し、保有・利用しています。また、弊社は、ご本人の同意なく第三者から個人情報を
取得・利用することはありません。
(1) 面談、名刺、資料などでご提供いただいたお取引先様の個人情報は、弊社の各
事業における調達、連絡業務に利用します。
(2) 電話や電子メール等によるお問い合わせやご相談などにより生じた情報は、ご報
告(回答)の目的のために利用いたします。
(3) 採用選考時に取得した応募の方の個人情報は、弊社の採用活動でのみ利用し
ます。また、採用活動の終了後はすみやかに抹消します。
(4) 採用後の従業員情報は、人事労務(雇用)管理のために利用します。
(5) 弊社が業務受託し、お客様から委託を受けた個人情報は、人事・給与計算処理
サービス、情報管理サービス、経理処理サービス等の情報処理サービスを業とし
て行うために取扱います。
(6) 事業報告書の作成等、法令等により作成が義務付けられている書類への記載

【個人情報の提供】
弊社は、以下に公表する場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。
(1) 個人情報を提供していただく際に、お客様から同意を得ている場合。
(2) 法令にもとづき開示を求められた場合。
(3) 人命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得る
ことが困難な場合
(4) 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の処理を外部の企業に委
託する場合

【個人情報の委託処理に関する措置】
弊社は、個人情報の処理を外部に委託する場合には、個人情報保護体制が構築され
ている企業を厳選した上で、秘密保持契約ならびに個人情報保護に関する差入書を取
り交わし、委託先を厳正に管理・監督しています。

【個人情報の照会・開示・変更・削除・利用停止等】
個人情報に関しては、弊社に対し、いつでもその内容を照会することができます。照会
の結果、万一情報が誤っていた場合には、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加
又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示の
措置を求めることができます。その場合弊社は、ご本人であることを確認させていただい
た上で、合理的な期間内に迅速に対応いたします。


<開示内容と範囲>
次に定める個人情報に関して開示の請求を受けた場合に、開示対象となる「保有個人
データ」項目は、本人の属性情報及び客観的事実等、個人情報の特定に資する情報を
開示情報の範囲とします。
・【保有する個人情報とその取得方法および利用目的】内(3)及び(4)を対象とする。

<非開示の事由>
次に定める場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨、
理由を付記して通知致します。また、非開示の場合についても所定の手数料をいただき
ます。

1: 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当
社の登録住所と一致しないときなど本人が確認できない場合
2: 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3: 所定の申請書類に不備があった場合
4: 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
5: 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場
6: 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
7: 他の法令に違反することとなる場合
8: 所定の手数料のお支払い(EXPACK500料金)が確認できない場合
9: 予め定めた保有期間を超えたため、保有個人データを消去した場合

(1) 窓口

a)個人情報に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利
  用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示に
 ついては、以下の窓口までご連絡ください。

b)個人情報に関する苦情及びご相談も、以下の窓口までご連絡ください。

【窓口】 株式会社日本システムサービス 総合企画室 情報管理課 お客様相
談窓口
 所在地: 東京都千代田区神田佐久間町3−22 小林ビル 3階
 電 話 : 03-5875-8921(代表)(12/30〜1/3を除く平日9:30〜17:30)
 E-mail : nssinfo@nssinet.com

(2) 手続き
a) 上記窓口に郵送、電話またはEメールでご連絡ください。
b) 当社からご指定の宛先に請求用紙等を送付いたします。
(郵送先、またはEメールアドレスの提供をお願いします)
c) 請求用紙に所定事項をご記入いただき、上記 (1) 窓口にご郵送いただきま
す。
ご請求内容ごとの請求用紙にご記入の上、ご本人であることとご住所を
確認できる公的な証明書を同封していただきます。
代理人の方によるご請求の場合は、ご本人および代理人の方の確認用
公的証明書と、請求書に添付する委任状へのご本人の自署、押印をお
願いします。
確認用公的証明書の同封がない場合は、ご請求に応じることが出来ま
せん。
ご本人の個人情報開示請求の場合は、上記に加え、回答用
EXPACK500代として500円分の郵便切手を同封していただきます。
d) ご請求内容について確認の上、遅滞なく調査・処理を実施いたします。
開示請求の場合は、開示資料の送付はEXPACK500による郵送で行い
ます。
訂正、利用停止、第三者提供停止等のご請求への回答は、郵送、Eメー
ル等で実施いたします。
(3) 手続きに要する費用
 開示請求の場合は、弊社から回答をEXPACK500で郵送します。この場合は、
実費として 500円 分の郵便切手(EXPACK500料金)を請求用紙に同封してい
ただきます。同封がない場合は、ご請求に応じることはできません。利用目的の
通知、訂正、利用停止、第三者提供停止のご請求の場合は、無料です。
(4) ご請求事務に伴う個人情報の取扱い
  ご請求に伴う電話応対や請求用紙、ご本人確認文書等で個人情報をお預か
りしますが、これらの個人情報は請求手続きを実施するためのみに利用し、弊社
の処理、回答が完了したあと、すみやかに抹消いたします。

【認定個人情報保護団体】
弊社は、苦情の解決にあたっての中立的な第三者機関である下記の認定個人情報保
護団体の対象事業者となっています。

  認定個人情報保護団体の名称: 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
  苦情解決の連絡先:
  【窓口】 : 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
        プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室
  住  所 : 〒106-0032 東京都港区六本木 1丁目9番9号 六本木ファーストビル
  電  話 : 03-5860-7565

【個人情報の取扱い及び公表事項の改定について】
弊社は、お客様、お取引先様、採用活動へ応募された方、弊社にお問い合わせされた
方などからお預かりした個人情報の取扱いについて、より適切な取扱いとなるよう適宜
改善を図ってまいります。改善・改定した場合には、すみやかに当ページでお知らせい
たします。

以上




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